Per assicurare principi di trasparenza ed equità, il processo di acquisto adottato si basa su procedure aziendali improntate all’etica negoziale e al confronto competitivo delle caratteristiche tecniche ed economiche delle offerte presentate da fornitori selezionati e dalla loro catena di subfornitura. In generale la selezione dei fornitori del Gruppo Intesa Sanpaolo avviene attraverso una qualificazione pre-contrattuale volta a valutare le caratteristiche economico-finanziarie e tecnico organizzative. Se il risultato di questa valutazione è positivo, i fornitori vengono iscritti all’anagrafica di Gruppo.
Anche nel 2016 la Direzione Acquisti ha proseguito con l’utilizzo del “Portale Fornitori”: una piattaforma che prevede una valutazione qualitativa del fornitore e un sistema di negoziazioni in rete. Il Portale consente di confrontare, in maniera imparziale con riguardo al medesimo evento acquisitivo, una pluralità di offerte, differenziando la valutazione della parte tecnica e/o amministrativa da quella puramente economica. Ciascun fornitore, attraverso un’apposita sezione, può visionare lo stato di avanzamento delle procedure acquisitive ed inserire le proprie offerte.
Il processo consente di acquistare alle migliori condizioni di mercato prodotti e servizi che soddisfano specifici requisiti di funzionalità, qualità, sicurezza e rispetto dell’ambiente, in piena conformità alle leggi e normative vigenti.
In tale ottica, il confronto di mercato (“Gare”) costituisce ad oggi la procedura acquisitiva standard, sia in Italia che all’estero, poiché l’unica in grado di consentire maggior equità e trasparenza nella gestione e conseguente aggiudicazione della gara.
Per garantire una valutazione dell’intera catena di fornitura da parte della Direzione Acquisti, nel 2016 si è deciso di estendere il processo di censimento, e conseguente qualifica, anche ai subfornitori ai quali è stata richiesta l’iscrizione obbligatoria al “Portale Fornitori”. Si è provveduto inoltre all’emanazione di una Guida Operativa sulla gestione dei sub-appalti e alla pubblicazione di template contrattuali rivolti a uniformare la procedura di autorizzazione per le richieste di subaffidamento.
Per intensificare gli accertamenti sull’etica del business, sul rispetto dei diritti umani e sulla salvaguardia dei diritti dei lavoratori e dell’ambiente, è stato avviato nel primo semestre del 2016 un progetto che porterà gradualmente alla sostituzione del “Portale fornitori” attualmente in uso con una nuova soluzione applicativa di e-sourcing denominata “Nuovo Portale fornitori”. La nuova soluzione, consta di un modulo, testato nel 2016 su 15 fornitori, che obbliga, già in sede di iscrizione, i potenziali fornitori ad alcuni adempimenti. Nel “Nuovo Portale Fornitori” è presente un questionario dedicato ai temi di CSR. Per la documentazione obbligatoria richiesta è previsto un aggiornamento delle informazioni fornite quanto meno annuale. Il nuovo processo di qualifica fornitori consentirà inoltre di ottenere un “rating fornitore” che integrerà anche informazioni CSR che verranno monitorate nel tempo.
Anche le Banche estere sono sempre più sensibili a tali tematiche nei confronti dei loro fornitori locali: al riguardo citiamo l’esempio di Intesa Sanpaolo Bank Albania che dal 2016 pubblica tutti i propri appalti nel proprio sito internet e chiede ai propri fornitori evidenza dei certificati di origine dei prodotti forniti.